PRIVACY AVG

Nederlands Gereformeerde kerk Oegstgeest e.o.

Datum: ​​ november 2018

• ALGEMEEN

Over deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens in de Nederlands Gereformeerde Kerk Oegstgeest En Omstreken. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.
De NGK Oegstgeest e.o maakt deel uit van het landelijk verband van Nederlands Gereformeerde Kerken.

Afweging

Voor het verwerken van persoonsgegevens in verschillende registraties, publicaties e.a. doen wij een beroep op de behartiging van een gerechtvaardigd belang, te weten het binnenkerkelijk gebruik om als kerkgemeenschap te kunnen functioneren.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacy rechten en gegevensbescherming op orde zijn door privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is eenieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt tot geheimhouding verplicht.​​

Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 van dit document.

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk

Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen¹​​ heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij de kerkenraad.

Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met:

• de scriba, e-mailadres scriba@ngkoegstgeest.nl

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:²

​​ Het recht op dataportabiliteit
Het recht om persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.

• Het recht op vergetelheid
  Het recht om ‘vergeten’ te worden. Indien u uitgeschreven bent uit de kerk ook dan moet de gemeente voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.

• Recht op inzage
  Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.

• Recht op rectificatie en aanvulling
  Het recht om de persoonsgegevens die u verstrekt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.​​

• Het recht op beperking van de verwerking
  Het recht om minder gegevens te laten verwerken.

• Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering​​
  Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. U krijgt bijvoorbeeld alleen een brief van de kerk als een persoon daarbij heeft besloten u de brief te sturen, niet omdat een computersysteem u een automatisch bericht stuurt.

• Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking

• Het recht om een klacht in te dienen bij de​​ Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de gemeente via de contactgegevens hierboven vermeld. Voor uitschrijving als lid van de kerk richt u zich tot het kerkelijk bureau, emailadres … (nog geen algemeen adres beschikbaar). Een uitschrijving houdt in dat u uit de ledenadministratie wordt gehaald. Er wordt wel een archief bijgehouden van uitgeschreven leden.
Bij het voldoen aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk.

II. GEGEVENSVERWERKINGEN

1. Invulling van de ambten en commissies in de kerk en onderlinge betrokkenheid

De organisatie van de kerk kent een kerkenraad die leiding geeft aan de gemeente​​ . In de kerkenraad zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. De orde van de kerk schrijft voor dat ambtsdragers door de gemeente of door de kerkenraad worden verkozen. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna ontvangen de gemeenteleden een lijst met verkiesbare personen.​​
Naast de kerkenraad zijn er diversie commissies in de kerk.​​ 
Omwille van de interne organisatie worden aan functionarissen in de kerk NAW-gegevens en contactgegevens verstrekt. Het betreft o.a. jeugdteam, pastoraal team, wijkcontactpersonen, bijbelkringcontactpersonen, kinderclubleiders.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

• naam en voornamen c.q. voorletters

• het ambt waarvoor deze geschikt wordt geacht

Grondslag

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van de behartiging van gerechtvaardigde belangen

2. Ledenadministratie

De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd

naam en voornamen c.q. voorletters

straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats​​

geboortedatum en -plaats

geslacht

alsmede de volgende kerkelijke gegevens:

• doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend.

• belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum

• vermelding van de huwelijksdatum

• datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap

• gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente

• datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente

• datum van overlijden

• datum van vertrek naar het buitenland

• datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap

Grondslag

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang.

3. Kerkbrieven

Er worden maandelijks kerkbrieven (al dan niet elektronisch) verstuurd naar leden van de gemeente, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente.​​
Grondslag

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang, en de uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

De verzending gaat op basis van:

• E-mailadres​​
  Óf

• Naam, voorletters.

• Postadres

• Geslacht

In de kerkbrief worden gegevens verstrekt over de kerkelijke stand (nieuwe leden, geboorten, overlijden, belijdenis, gewijzigd adres, uitschrijvingen) en over zieken en bijzondere omstandigheden waarin gemeenteleden verkeren.

• NAW-gegevens

Grondslag

Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte en bijzondere omstandigheden in de kerkbrief heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene.

4. Informatieboekje

Er wordt jaarlijks een informatieboekje uitgegeven waarin een lijst van alle gemeenteleden is opgenomen en de samenstellingen van de kerkenraad, commissies en functies. Het informatieboekje wordt in papieren vorm uitgegeven.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

naam, geboortenaam, voorletters en roepnaam

straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats > NAW gegevens

geslacht

e-mailadres

• telefoonnummer

• wijkindeling

• status: belijdend lid, dooplid, geen lid

Grondslag

Voor het vermelden van gegevens van gemeenteleden in het informatieboekje wordt ervan uitgegaan dat de gemeenteleden hiermee akkoord gaan, tenzij anders is aangegeven bij de verstrekking van de gegevens aan het kerkelijk bureau.

5. Kerkdiensten

Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd.

Welke gegevens zijn erbij betrokken

naam en voornaam

gegevens rondom ziekte en gezondheid en andere bijzondere gebeurtenissen en omstandigheden

Grondslag

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van behartiging van gerechtvaardigde belangen, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.​​ 
Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene.

6. Geluidsopnames

Er worden geluidsopnames van kerkdiensten gepubliceerd op Internet. Een geluidsopname is een jaar lang te beluisteren.

Grondslag

Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.

7. Website

Op de website staan functionarissen van de kerk op een openbare pagina.

Welke gegevens zijn erbij betrokken:

• e-mailadres

• kerkelijk ambt

• telefoonnummer

Grondslag

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.

8. Financiën

De gemeente verzamelt gegevens met het oog op de financiële huishouding van de gemeente.

De volgende gegevens zijn erbij betrokken:

• naam en voornamen c.q. voorletters

• straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats

• nummer bankrekening

Grondslag

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang.

9. Fotomateriaal

(nog niet uitgewerkt)

III. BEWAARTERMIJNEN

Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens in een historisch archief.​​

IV. DOORGIFTE AAN DERDEN

De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken en van het landelijk verband van de NGK. Daarbij kan met name gedacht worden aan:

• Administratiekantoren

• Pensioenfondsen

• Landelijk Verband Nederlands Gereformeerde Kerken

Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.

Bijlage 1

Organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

• Het kerkelijk bureau en de penningmeester beveiligen gegevens (zowel op de computer, als in een kast) door een wachtwoord of een slot op de ruimte of kast.

• Binnen de gemeente is de afspraak met betrekking tot het verstrekken van (delen van) de ledenadministratie dat deze beveiligd zijn met een wachtwoord en dit per verstrekking wordt gewijzigd.

• Vragen over gegevensbescherming kunnen worden gesteld aan de scriba.

• Het privacybeleid staat op de website van de gemeente, toegankelijk voor gemeenteleden en bezoekers. In het informatieboekje en in de kerkbrief wordt het privacybeleid niet opgenomen, maar wordt verwezen naar de website.

• De kerkenraad evalueert het privacy-beleid (inclusief het privacy-statement) één keer per drie jaar, of vaker indien nodig.